Dinas Perpustakaan dan Arsip  Kabupaten Karo menyelenggarakan Kegiatan Pelatihan Tenaga Pengelola Perpustakaan Dan Pustakawan Tingkat Daerah Kabupaten Karo Tahun Anggaran 2022 yang dilaksanakan pada hari Selasa – Rabu tanggal 20-21 September 2022 yang bertempat di Ruang Aula Zentrum PPWG Kabanjahe, Jl. Nabung Surbakti No.1 Kabanjahe. Pada kegiatan ini Dinas Perpustakaan dan Arsip  Kabupaten Karo mengundang beberapa  pustakawan dari berbagai Instansi  yang ada di Lingkungan Kabupaten Karo, dan salah satunya adalah Pustakawan Universitas Quality Berastagi mewakili Perpustakaan Perguruan Tinggi.

Kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan kompetensi pustakawan sebagai pengelola perpustakaan dalam perkembangan teknologi informasi yang ada saat ini,  serta memberikan pengetahuan kepada setiap pustakawan mengenai pengelolaan perpustakaan yang sesuai dengan standar dengan  memperhatikan aspek terpenting dalam pengelolaan perpustakaan. Sehingga dapat menjadikan pustakawan-pustakawan yang terampil dalam bidang pelayanannya sebagai penyedia informasi bagi pemustakanya.

Hari pertama acara dimulai dengan melakukan registrasi dan penandatanganan daftar hadir peserta oleh panitia. Setelah seluruh peserta hadir, maka acara dimulai dengan menyanyikan lagu kebangsaan “Indonesia Raya”  yang di pandu oleh Mc dari Dinas Perpustakaan dan Arsip  Kabupaten Karo. Serta dilanjutkan dengan pembacaan doa oleh Bapak Alpinus Pandia, A.Md. Kemudian acara dilanjutkan dengan kata sambutan dari Sekertaris Daerah Kabupaten Karo yakni Bapak Kamperas Terkelin Purba, M.Si. sekaligus pembukaan acara Kegiatan Pelatihan Tenaga Pengelola Perpustakaan Dan Pustakwan Tingkat Daerah Kabupaten Karo Tahun Anggaran 2022 secara resmi dibuka oleh beliau. Selanjutnya penyampaian laporan oleh ketua panitia yang disampaikan oleh Bapak Jenda Tegoh Sembiring, SE selaku ketua panitia dan juga Kepala Bidang Pengembangan di Dinas Perpustakaan dan Arsip  Kabupaten Karo.

Setelah pembukaan, acara dilanjutkan dengan Coffe Break.  Kemudian selanjutnya masuk pada sesi penyampaian materi pelatihan yang akan disampaikan oleh narasumber yang pertama dari Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Karo yakni Ibu Dra. Rehjorena Br Purba selaku Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Karo, dengan judul materi "Pengantar Perpustakaan” dan didampingi Moderator dari Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Karo. Pada pemaparannya beliau menyampaikan pengertian dari perpustakaan, jenis-jenis perpustakaan, apa tujuan dari perpustakaan, apa fungsi perpustakaan, dan tugas-tugas  pokok perpustakaan. Dalam pemaparannya juga beliau menyampaikan harapannya kepada setiap pustakawan pengelola perpustakaan agar bersama-sama menjadikan perpustakaan-perpustakaan yang ada di Kabupaten Karo dapat menjadi sumber informasi bagi masyarakat, terutama masyarakat daerah Kabupaten Karo.

Selanjutnya acara dilanjutkan oleh penyampaian materi pelatihan oleh narasumber kedua dari Dinas Perpustakaan dan Arsip Sumatera Utara yakni Bapak Taufik Hidayat, S.Sos, M.Si salah satu pustakawan dari Dinas Perpustakaan dan Arsip Sumatera Utara. Dalam pemaparannya beliau memberi materi tentang “Pengelola Perpustakaan dan Pengembangan Perpustakaan Digital” beliau menyampaikan bahwa menjadi seorang pustakawan harus dapat memberikan informasi yang relevan kepada pemustaka. Sehingga informasi yang berikan dapat digunakan untuk membantu pemustaka. Oleh sebab itu pustakawan juga harus bisa mengikuti perkembangan teknologi yang ada saat ini, sehingga perpustakaan yang diolah dapat dikembangkan dan pemustaka dapat lebih mudah memperoleh informasi yang dibutuhkan dimana saja dan kapan saja. Salah satu perkembangan perpustakan yang dapat dilihat saat ini adalah adanya aplikasi Perpustakaan seperti IPusnas. Melalui aplikasi ini setiap pemustaka yang membutuhkan informasi dapat mengakses informasi tersebut melalui Handphone masing-masing dari mana saja dan kapan saja.

Hari kedua materi dilanjutkan dengan penyampaian materi oleh narasumber ketiga masih dari Dinas Perpustakaan dan Arsip Sumatera Utara yakni Bapak Drs. Chandra silalahi, M.Si. Beliau juga merupakan salah satu pustakawan dari Dinas Perpustakaan dan Arsip Sumatera Utara. Pada materi ini beliau membahas tentang “Manajemen Perpustakaan” dengan metode POAC (Planning, Organizing, Actuaiting, Controlling). Dimana pada pemaparannya beliau menyampaikan pengertian dari manajemen perpustakaan merupakan suatu proses dan upaya mencapai tujuan  perpustakaan dengan mengatur dan memanfaatkan sumber daya perpustakaan yang dimiliki berupa manusia, dana, perlengkapan dan koleksi perpustakaan sehingga dapat menghasilkan karya, fungsi, peran, dan keahliannya masing-masing. Selain itu beliau juga menyampaikan pentingnya manajemen dalam penyelenggaraan perpustakaan mulai dari proses pemanfaatan sumber daya, mengelola bahan pustaka sampai dengan koleksi dapat digunaklan oleh pemustaka.

Selanjutnya beliau menyampaikan fungsi manajemen perpustakaan (POAC), dimana pada hal ini yang utama dilakukan adalah perencanaan (Planning) dan proses perencanaan. Dimulai dengan penetapan visi, misi dan tujuan suatu perpustakaan. Selanjutnya melakukan proses pengorganisasian (Organizing) yang dapat dibuat berdasarkan pembagian kerja, pembagian wewenang, kesatuan komando dan koordinasi antar tim. Kemudian setelah kedua hal tersebut selanjutnya adalah penggerakan (Actuating), tujuannya adalah untuk keberhasilan kerja, meningkatkan kinerja, dan untuk mencapai program kerja perpustakaan selama jangka waktu tertentu. Sehingga Penggerakan di perpustakaan mudah untuk diwujudkan, mudah untuk direalisasikan jika seluruh komponen dalam perpustakaan mengerti dan memahami tugas dan fungsinya masing-masing. Terakhir adalah tahap pengawasan (Controlling) Pengawasan dikaitkan dengan upaya untuk mengendalikan dan membina sebagai upaya pengendalian mutu. Kegiatan pengawasan juga memerlukan tindak lanjut, untuk melakukan usaha perbaikan terhadap kekurangan, kelemahan atau kesalahan suatu sistem.

Kemudian beliau juga menjelaskan beberapa aspek-aspek pengelolaan manajemen perpustakaan antara lain adalah :

1. Pengelolaan koleksi bahan pustaka,
2. Inventarisasi dan klasifikasi,
3. Pembuatan katalog,
4. Pemeliharaan dan pembinaan koleksi perpustakaan,
5. Sirkulasi bahan pustaka,
6. Organisasi personil,
7. Perlengkapan perpustakaan,
8. Administrasi perpustakaan.

Selanjutnya beliau juga menjelaskan beberapa unsur-unsur manajemen perpustakaan antara lain adalah :

1. MAN (Manusia),
2. MONEY (Uang / Modal Kerja),
3. MACHINES  (Mesin-Mesin Penunjang),
4. MATRIALS (Inventaris dan  Material),
5. METHODS (Sistem Prosedur dan Mekanisme Kerja),
6. MARKET (Pasar).

Setelah materi dari Bapak Drs. Chandra silalahi, M.Si selesai, acara selanjutnya dilakukan makan siang. Setelah makan siang maka dilanjutkan penyampaian materi oleh panitia. Penyampaian materi ini dilakukan secara berkelompok, dimana 1 kelompok terdiri dari 8-9 orang. Dalam setiap kelompok diberi 1 orang pembicara dari Dinas Perpustakaan dan Arsip  kabupaten Karo untuk memandu peserta dalam melakukan praktek langsung pengelolaan bahan pustaka mulai dari koleksi masuk ke perpustakaan sampai koleksi itu dipajang di rak. Setelah selesai melakukan praktek pengelolaan bahan pustaka, acara selanjutnya adalah coffe break dan dilanjutkan dengan penutupan acara yang dibawakan oleh Ibu Hotmian Sinaga, S.s selaku sekertaris dari Dinas Perpustakaan dan Arsip  Kabupaten Karo. dan acara terakhir adalah pembagian Sertifikat kepada peserta Kegiatan Pelatihan Tenaga Pengelola Perpustakaan Dan Pustakwan Tingkat Daerah Kabupaten Karo Tahun Anggaran 2022.